根据一项调查结果显示，美国人每天要开1100万场会议，这种非生产性活动每年需要耗资370亿美元。其中经理人每周有一半以上时间在开会，上班族每周平均参加十个会议，约占每周工作时间一到一天半，大家普遍认为平均一半的会议时间是浪费的。在我们公司，翻开每个人的工作日程表，都会看到很多会议安排，特别是管理人员，会议更频繁，有时候甚至是“赶场”，一下午连续开三个会对部门总监来说并不罕见。
由于议题不清、议程草率、会议跑题等原因，会议的效果常常不尽如人意。如何提高会议质量是摆在每个企业、每个项目面前的重要课题。我们先看看有影响力的企业是如何开会的。
案例一：
特斯拉电动汽车公司首席执行官埃隆•马斯克（Elon Musk）：要求人们做最好准备。马斯克向来以严厉著称，如果有员工错过最终期限，很可能被开除。为此如果你要在特斯拉或SpaceX与他会面，最好有所准备。曾有雇员透露：当我们与马斯克开会时，我们必须做好准备，否则他会让你知道后果。如果他问你一个合理的后续问题，而你没有准备好答案，那么祝你好运！
点评：充分的会前准备是提高会议质量的重要前提。在会前明确通知会议目的、程序、时间、地点，让参会者有所准备，不要出现因不了解议题背景而花费太多时间。准备好硬件工具，不要在开会中途让参会者等人调试设备。合理布置会场也非常重要。
案例二：
苹果已故创始人史蒂夫•乔布斯（Steve Jobs）：尽可能缩小会议规模。乔布斯带领苹果成为世界上最有价值的公司之一，致力于创造对消费者友好的产品。他召开会议时，尽可能缩小其规模。他不喜欢大型会议，因为房间里人太多不可能实现简化。有一次，乔布斯与苹果广告部门开例会，发现一个不经常出席会议的人。他询问她是谁，然后礼貌地让她离开。乔布斯自己也遵守这个规则：当奥巴马总统要请他参加科技巨头聚会时，乔布斯拒绝了，因为客人名单太长。
点评：不邀请与会议无关的人与会，不然这部分人经常一言不发，对会议并没有实质性的帮助。
案例三：
数据中心自动化软件供应商Opsware公司首席执行官、风投公司Andreessen Horowitz创始人本•霍洛维茨（Ben Horowitz）：喜欢一对一会议，因为这是员工向管理层传递最好创意的最佳方式。霍洛维茨认为，如果你喜欢结构性议程，那么员工应该设定议程。最佳方式是让员工提前送给你议程。如果没有重要议程，管理人员有机会取消会议，同时也能地节省时间。即使开会期间，因为议程都是员工提出的，管理人员应该做的就是10%时间发言，90%时间倾听。
点评：在会议中，要想听取积极有效的意见和建议，需要定下一条“铁律”，就可以砍掉90%以上的不必要会议时间开支，即“只提建设性意见”。相对来看，“看到问题”要比“解决问题”容易得多。几乎每一个人都能看到问题，但永远只有少数人肯花费时间精力去考虑“如何解决问题”。每个与会者都应该执行这条铁律“只提建设性意见”。也只有这样，才能把更多的注意力放在甄别“解决方案”是否只对某一个人或者某一部分人有利，抑或 “解决方案”是否足够周全、副作用最小等。
案例四：
Facebook首席运营官雪莉•桑德伯格（Sheryl Sandberg）：严格坚持议程。桑德伯格会随身带着她的笔记本出席每次会议，笔记本上列着讨论的主题和行动计划。《财富》杂志报道称：“桑德伯格一个接一个地处理议程，一旦每页的问题处理好，她会将其撕下，然后翻到下一页。”
点评：许多会议失败就是因为没有明确的会议目标，或者在讨论中跑到了别的主题。这就要求会议组织者时刻将跑题的人员拉回到会议讨论的主题上，也要求与会者清醒的记住会议的目标。
案例五：
通用首席执行官阿尔费雷德•斯隆（Alfred Sloan）：会上说得很少，会后补充。从20世纪20年代到50年代，斯隆一直是通用的首席执行官。在他领导期间，通用成为世界上最大的公司。管理学大师彼得•德鲁克称，后续备忘录是斯隆的有效工具之一。在正式会议上，斯隆通常只是简单地宣布主题，然后听取意见并离开。会后，他会发出行动计划，并附有后续备忘录。
点评：会议的本质就是为了解决问题而开，但很多企业会上得出的决议缺乏可执行性，职责、流程没有确定，导致要么会后没有人执行，要么执行过程中再反映出一堆问题，执行不下去。会议结束后，往往会由记录员整理并总结，可是常常被人忽略会议的落实情况。会议最后要建议行动方案，明确责任和规定期限，具体到分别由哪些部门或个人负责落实解决。并且有人负责跟踪会议结果的落实情况。
作为企业管理最重要的沟通方式，会议的成败影响着企业决策的效率、执行的效果以及整个企业文化的健康发展，而如果管理者能够在会议管理中借鉴上述五个案例，并按其要求组织会议，会议效率将会大大提高。
对照目前我们企业开展的各项工作会议，我们要认真研究会议效率和效果，并将其贯穿于整个项目发展过程中；更要建立完善和严谨的会议制度，建议各项目负责人可以阅读《罗伯特议事规则》。（文/南方）
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